Im Fachdienst Personal der Stadtverwaltung Jena ist schnellstmöglich o. g. Stelle neu zu besetzen.
Der Fachdienst Personal ist eine zentrale Querschnittseinheit der Stadtverwaltung Jena und verantwortet sämtliche personalbezogenen Aufgaben – von der Personalgewinnung und -entwicklung über das Entgeltmanagement bis hin zur personalrechtlichen Beratung der Bereiche. Bei uns sind und arbeiten Sie nah am Menschen und gestalten aktiv das Personalmanagement von heute und morgen mit.
Ihre Aufgaben
- allgemeine Sekretariatsorganisation und -kommunikation
(Terminmanagement, Telekommunikation, Postbearbeitung, Besucherempfang, Schriftgutverwaltung, Büromaterialbeschaffung, Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen) - Vor- und Nachbereitungen von Sitzungen und Veranstaltungen einschließlich Protokollierung
- unterstützende Sachbearbeitung durch Vorbereitung von Verwaltungsvorgängen
- Planung, Bewirtschaftung und Abrechnung der Haushaltsmittel für den Fachdienst, einschließlich der Inventarisierung
Ihr Profil
- Abschluss als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbar
- nachweisbare Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position ist von Vorteil
- routinierter Umgang mit Standard-Bürosoftware sowie weitere Bereitschaft zur Digitalisierung
- Kenntnisse im kommunalen Haushaltsrecht sind von Vorteil
- Kenntnisse in einem Dokumentenmanagementsystem, vorzugsweise enaio, sowie in einem Bewerbermanagementsystem, vorzugsweise BITE, sind wünschenswert
Mit Ihrem ausgeprägten Organisationstalent, verantwortungsbewussten und sorgfältigen Arbeiten unterstützen Sie die Fachdienstleiterin bei verschiedensten Terminen, ständig wechselnden Sachverhalten und Herausforderungen. Sie arbeiten strukturiert, pflegen einen selbstständigen Arbeitsstil und können dadurch Prioritäten setzen und verschiedene Aufgaben koordinieren. Sie verfügen über eine hohe Digitalkompetenz sowie über eine ausgeprägte Service- und Dienstleistungsorientierung und treten stets sicher und souverän auf. Zudem verbinden Sie Motivation und Einsatzbereitschaft mit hoher Kommunikationsfähigkeit und Kollegialität.
Unser Angebot an Sie
Unser Angebot an Sie
- ein unbefristetes Arbeitsverhältnis in Voll- bzw. Teilzeit
- eine Vergütung nach Entgeltgruppe 7 TVöD mit regelmäßigen Tariferhöhungen, einschließlich verschiedener Jahressonderzahlungen („Weihnachtsgeld“ und Leistungsprämie) und einer betrieblichen Altersvorsorge
- flexible, familienfreundliche Arbeitszeiten und Arbeitszeitmodelle sowie 30 Tage Erholungsurlaub
- eine umfassende Einarbeitung sowie Unterstützung bei der fachlichen Qualifizierung und Weiterbildung
- ein vergünstigtes VMT-Jobticket oder City Card oder teilweise Übernahme der Kindergartengebühren
- ein betriebliches Gesundheitsmanagement und die Möglichkeit des Fahrradleasings
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich über unser Online-Bewerbungsportal und nutzen dafür den Button "Online-Bewerbung" bis spätestens 03.09.2025.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.
Die Stadt Jena engagiert sich für Chancengleichheit.