Im Fachdienst Stadtplanung der Stadtverwaltung Jena ist schnellstmöglich nachfolgende Stelle neu zu besetzen.
Als zentrale organisatorische Unterstützung des Fachdienstes Stadtplanung sorgen Sie für einen reibungslosen Geschäftsablauf und tragen maßgeblich zur erfolgreichen Umsetzung vielfältiger Planungs- und Verwaltungsprozesse bei.
Ihre Aufgaben
- Zentrale Post- und Vorgangsbearbeitung einschließlich Dokumentenmanagement
- Termin-, Besprechungs- und Raummanagement für die Leitungsebene und den Fachdienst
- Erstellung und Bearbeitung von Korrespondenz, Protokollen sowie Serien- und Rundschreiben
- Organisation von Dienstreisen, Veranstaltungen und Beteiligungsverfahren
- Aktenführung, Archivierung sowie Verwaltung dienstlicher Unterlagen
- Unterstützung bei administrativen Verwaltungs- und Planungsprozessen
- Allgemeine Büro- und Organisationsaufgaben
Ihr Profil
- Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r, Kauffrau/-mann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
- Sicherer Umgang mit Microsoft Office sowie idealerweise mit Dokumentenmanagement- und Sitzungsmanagementsystemen
- Berufserfahrung im Sekretariats-, Assistenz- oder Verwaltungsbereich wünschenswert
Sie überzeugen durch Organisationsgeschick, Dienstleistungsorientierung und eine strukturierte Arbeitsweise. Auch bei wechselnden Anforderungen handeln Sie zuverlässig und lösungsorientiert. Digitale Anwendungen nutzen Sie sicher und effizient. Kommunikationsstärke, ein professionelles Auftreten sowie Verantwortungsbewusstsein und Diskretion runden Ihr Profil ab.
Ihre Vorteile - darum lohnt sich ein Wechsel zu uns
Unser Angebot an Sie
- ein befristetes Arbeitsverhältnis bis zum 31.05.2027 in Vollzeit
- eine Vergütung nach Entgeltgruppe 7 TVöD inklusive regelmäßiger Tariferhöhungen, Sonderzahlungen (z. B. Weihnachtsgeld und Leistungsprämie) und betrieblichen Altersvorsorge
- familienfreundliche und flexible Arbeitszeiten und Arbeitszeitmodelle sowie 30 Tage Erholungsurlaub
- eine umfassende Einarbeitung und Unterstützung bei der fachlichen Qualifizierung und Weiterbildung
- Extras wie ein vergünstigtes VMT-Jobticket, eine CityCard oder eine teilweise Übernahme der Kindergartengebühren sowie ein betriebliches Gesundheitsmanagement
Gestalten Sie mit uns eine moderne Verwaltung und bringen Sie Ihre Stärken dort ein, wo Präzision und Verantwortung gefragt sind.
Wir freuen uns bis zum 14.07.2026 auf Ihre Bewerbung über unser Online-Bewerbungsportal. Nutzen Sie dafür den Button "Online-Bewerbung".
Die Stadt Jena engagiert sich für Chancengleichheit.