Im Büro des Oberbürgermeisters der Stadt Jena ist schnellstmöglich o.g. Stelle neu zu besetzen.
Sie sind ein Organisationstalent, arbeiten strukturiert und behalten auch in einem dynamischen Arbeitsumfeld den Überblick? Dann werden Sie Teil unseres Teams als Assistenz des Oberbürgermeisters (m/w/d). In dieser verantwortungsvollen Position unterstützen Sie den Oberbürgermeister in organisatorischen, administrativen und koordinierenden Aufgaben und tragen maßgeblich zu einem reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft bei.
Ihre Aufgaben
- Eigenständige Organisation und Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs
- Termin-, Büro- und Dokumentenmanagement
- Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen
- Mitwirkung bei Steuerungs- und Koordinierungsaufgaben
- Unterstützung und Mitarbeit in Projekten
- Mitwirkung bei allgemeinen Verwaltungs- und Organisationsvorgängen
- Überwachung und Nachverfolgung von Budgets sowie Mitwirkung bei der Haushaltsplanung
- Erstellung von Präsentationen, Protokollen und Auswertungen
- Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern
Ihr Profil
- Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r oder eine vergleichbare kaufmännische bzw. verwaltungsbezogene Berufsausbildung
- nachweisbare Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position ist von Vorteil
- routinierter Umgang mit Standard-Bürosoftware sowie weitere Bereitschaft zur Digitalisierung
Sie verfügen über eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und verstehen es, auch in unterschiedlichen Situationen adressatengerecht und professionell zu kommunizieren. Dank Ihrer strukturierten und zuverlässigen Arbeitsweise behalten Sie selbst bei einem hohen Arbeitsaufkommen den Überblick und setzen Prioritäten sicher. Sie arbeiten service- und lösungsorientiert, begegnen internen sowie externen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern freundlich und verbindlich und verstehen sich als unterstützende Schnittstelle innerhalb der Organisation. Darüber hinaus bringen Sie ein hohes Maß an Belastbarkeit, Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein mit und arbeiten sowohl selbstständig als auch erfolgreich im Team.
Ihre Vorteile - darum lohnt sich ein Wechsel zu uns
Unser Angebot an Sie
- ein unbefristetes Arbeitsverhältnis in Vollzeit oder Teilzeit
- eine Vergütung in der Entgeltgruppe 8 TVöD mit regelmäßigen Tariferhöhungen, einschließlich verschiedener Jahressonderzahlungen („Weihnachtsgeld“ und Leistungsprämie)
- flexible, familienfreundliche Arbeitszeiten und Arbeitszeitmodelle sowie 30 Tage Erholungsurlaub
- eine umfassende Einarbeitung und Unterstützung bei der fachlichen Qualifizierung und Weiterbildung
- vielfältige Möglichkeiten der beruflichen Weiterentwicklung
- ein interessantes, vielfältiges und verantwortungsvolles Aufgabengebiet
- ein vergünstigtes VMT-Jobticket oder City Card oder teilweise Übernahme der Kindergartengebühren
- ein betriebliches Gesundheitsmanagement sowie die Möglichkeit des Fahrradleasings
Wir suchen Menschen, die Verantwortung übernehmen, mitdenken und gemeinsam mit uns etwas bewegen möchten. Wenn Sie Organisationstalent mit Kommunikationsstärke verbinden und Freude daran haben, Prozesse aktiv zu unterstützen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung bis zum 14.07.2026 über unser Online-Bewerbungsportal. Nutzen Sie dafür den Button "Online-Bewerbung".
Die Stadt Jena engagiert sich für Chancengleichheit.